倉庫系統：企業成功背後嘅幕後功臣
文章摘要：WMS 倉庫管理系統係香港中小企提升效率嘅關鍵工具。本文分享由 Excel 轉用 WMS 系統嘅實戰經驗，包括出錯率降低九成、處理量提升 40% 等真實案例，幫助你了解 WMS 系統嘅實際效益。
香港中小企嘅倉庫管理，往往係決定生意成敗嘅關鍵因素。好多老闆都低估咗倉庫管理嘅重要性，直到出事先後悔。
上個月有個做開網店嘅朋友打嚟同我訴苦，話佢間公司嘅倉庫亂到冇眼睇。佢話：「阿明，我真係唔明，點解我哋啲貨永遠都對唔到數？」
我問佢：「你哋用咩管倉？」
佢話：「Excel 囉，仲可以用咩？」
我即刻明白問題喺邊。
Excel 管倉？細嗰陣得，大咗就死
唔好誤會，我唔係話 Excel 唔好。我自己以前開頭做嘢都係用 Excel 記數，一個月得幾十張單，用 Excel 綽綽有餘。
但問題係，生意會大㗎嘛。
我嗰個朋友，三年前開網店嗰陣，一日得十幾張單，佢老婆一個人喺屋企執貨都搞得掂。而家呢？一日成二百幾張單，請咗四個人返倉，仲係日日做到十一二點。
最慘係，越做越錯。上個禮拜有個客投訴話收到嘅貨唔啱色，查返原來係執貨嗰陣攞錯。再上個禮拜又有單貨寄漏咗一件，要補寄，運費蝕咗唔在講，仲要俾客人鬧。
我問佢：「你知唔知一個月有幾多單出錯？」
佢諗咗一陣：「應該⋯⋯十幾二十單？」
我話：「即係每日都有單錯。你計過蝕幾多錢未？」
佢冇出聲。
香港做倉，難上加難
講真，喺香港做倉庫管理，難度係 hard mode。
第一，租金貴到癲。觀塘、葵涌嗰啲工廈，呎租都要十幾廿蚊，租個千幾呎嘅倉已經成兩萬蚊。空間咁貴，梗係想盡量塞多啲貨落去，結果就係擺到密密麻麻，搵件貨都要搵成十分鐘。
第二，請人難。而家啲後生仔，你叫佢入倉做嘢？佢寧願去送外賣。送外賣起碼自由，入倉做嘢又熱又悶，仲要成日搬搬抬抬。好彩請到人，做兩三個月又走，又要重新教過。
第三，客人要求高。以前落單等個禮拜好正常，而家？今日落單聽日就想收到。你做唔到，佢就去第二度買。大佬，我又唔係順豐。
我自己嘅經歷
講返我自己。我以前喺一間做 3PL 嘅公司做過，即係幫人哋管倉嗰種。
嗰陣我哋有成十幾個客戶，每個客戶嘅貨都擺喺同一個倉入面，但要分開管理。你估下我哋用咩管？冇錯，又係 Excel。每個客戶一個 file，成個 Desktop 都係 Excel，搵嘢搵到眼花。
最經典嗰次，有個客戶打嚟問佢有幾多貨，我開咗個 Excel 睇，話佢有 500 件。點知佢話：「唔啱喎，我上個禮拜先入咗 200 件貨，應該有 700 件先啱。」
我即刻標冷汗。
查咗成個下晝，先發現原來係有個同事入貨嗰陣打漏咗，200 件貨根本冇入過 Excel。啲貨就咁喺倉入面擺咗成個禮拜，冇人知。
嗰次之後，老闆終於肯俾錢買 WMS 系統。
WMS 係咩嚟？
WMS 即係 Warehouse Management System，中文叫倉庫管理系統。講到尾，就係一套軟件幫你管倉。
但唔好以為佢淨係幫你記數咁簡單。一套好嘅 WMS，可以幫你做到：
入貨嗰陣：每件貨入倉都要掃 barcode，掃完系統會話你擺喺邊個位。唔使再靠人腦記，亦唔會再打漏。
執貨嗰陣：系統會出一張執貨單，話你知要行去邊個位攞咩貨。仲會幫你計最短路線，唔使喺個倉入面兜嚟兜去。執完貨要再掃一次 barcode 確認，執錯咗系統會嘟你。
出貨嗰陣：掃完 barcode 就可以出貨，系統會自動更新庫存，仲會同你嘅網店同步。客人嗰邊即刻睇到「已發貨」，唔使你逐張單去改狀態。
盤點嗰陣：以前盤點要成班人做成晚，而家隨時可以盤。揀個時間，每人攞住部 scanner 掃一掃，半日就搞掂。
用咗之後有咩分別？
講返我嗰間 3PL 公司，用咗 WMS 之後，最明顯嘅分別係：
出錯率跌咗九成。以前一個月可能有二三十單出錯，而家得兩三單。仲要多數係啲好離譜嘅錯，例如客人自己填錯地址嗰種。
盤點準咗。以前每個月盤點都會有啲貨對唔到數，而家基本上 100% 準。因為每一件貨嘅進出都有記錄，邊度出問題一查就知。
同事冇咁辛苦。以前執貨要成個倉走嚟走去搵，而家跟住系統行就得。以前一個人一日執到 80 單已經好犀利，而家 150 單都輕鬆。
新人快啲上手。以前新人返嚟要跟師傅學成個月，學邊件貨擺喺邊度。而家？第一日已經識執貨，因為系統會話你知晒。
「我間公司咁細，使乜用系統？」
呢句說話我聽過好多次。
我嘅睇法係：正正因為細，先更加要用。
大公司有錢請多啲人，出咗錯都頂得住。細公司呢？每一蚊都要慳住使，每一單都要做好。出一單錯，可能就蝕咗成日嘅利潤。
而且，趁細嘅時候建立好套流程，將來做大就唔使由頭嚟過。我見過太多公司，細嗰陣求其做，大咗先發現成個運作亂晒，要執返好仲難過由零開始。
仲有一樣嘢：而家嘅 WMS 唔係以前咁貴。以前買套系統動輒幾十萬，而家用雲端嘅，月費幾百蚊就有。對中小企嚟講，呢個價錢絕對負擔得起。
揀 WMS 要注意啲咩？
市面上 WMS 系統多到數唔晒，點揀？我自己嘅經驗係睇幾樣嘢：
第一，易唔易用。你啲同事唔係 IT 人，太複雜嘅系統學極都唔識用。最好係睇一睇就明，唔使睇說明書。我見過有啲系統功能好強大，但介面複雜到暈，結果同事都唔肯用，買咗等於冇買。
第二，有冇本地支援。出咗問題有冇人幫你？講廣東話定要等美國客服？試過有間公司用外國系統，出咗問題要等到夜晚先有人覆，因為時差。成日嘅生意都唔使做。
第三，可唔可以試用。講就天下無敵，用落先知啱唔啱你。正經嘅供應商都會俾你試用，唔俾試嘅多數有古怪。
第四，價錢透唔透明。有啲系統月費好平，但每加一個功能都要額外俾錢，計落可能仲貴過人哋。問清楚晒先好簽約。
總結
講返我嗰個朋友，我同佢傾完之後，佢決定試下用 WMS。
上個禮拜佢 WhatsApp 我，話：「阿明，我真係後悔冇早啲用。而家啲同事做嘢輕鬆咗，我自己都冇咁大壓力。最緊要係，終於唔使日日擔心出錯。」
我話：「早講咗俾你聽啦。」
佢話：「係囉，我以前成日覺得用系統好麻煩，要學嘢又要改變習慣。但其實學兩日就識，而家諗返真係唔知自己以前點頂。」
所以話，倉庫管理呢樣嘢，睇落好似好悶好 low tech，但其實係一間公司嘅命脈。做得好，客人開心，生意自然好；做得差，日日救火，邊有時間諗點樣發展？
與其日日頭痕，不如搵個工具幫下手。
常見問題 FAQ
Q: 用 Excel 管倉有咩問題？
A: Excel 適合小規模運作，但當每日訂單超過 50 張或 SKU 超過 500 個，就會出現數據不同步、容易出錯、難以追蹤等問題。最常見係入貨漏打、庫存對唔到數。
Q: WMS 系統幾錢？中小企負擔得起嗎？
A: 而家雲端 WMS 月費由幾百蚊起，唔再係以前動輒幾十萬嘅投資。以慳返嘅人工同減少嘅出錯成本計，通常幾個月就回本。
Q: 用 WMS 系統難唔難學？
A: 好嘅 WMS 系統設計簡單易用，一般同事 1-2 日就可以上手。關鍵係揀一套介面直觀、有本地支援嘅系統。
Q: 我間公司好細，需要用 WMS 嗎？
A: 正正因為細，每一單都要做好，出錯成本相對更高。趁細嘅時候建立好流程，將來做大就唔使由頭嚟過。